Orientering til forbrugere hos Slagballe Bakker Syd Vandværk amba. Vedrørende persondatabeskyttelse og IT-sikkerhed.
Vandværkets administration kan lovligt behandle personoplysninger, da det er nødvendig for at overholde de retslige forpligtelser, som påhviler vandværket.
Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er kassereren, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.
Vandværket anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.
IT-systemet befinder sig ved kasserer og aktiveres ved password, som kassereren er bekendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password. IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram. Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares i fem år (bogføringsloven) og for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.
Registrering af det årlige forbrug, primo januar, beror på mekaniske målere (vingehjulsmålere, volumenmålere og tilsvarende) opsat på forbrugsstederne.
Målerne aflæses ved årets udgang manuelt, og aflæsningerne indberettes til kasserer
De indtastede data danner grundlag for fakturering, som opkræves hos forbrugerne.
Herudover faktureres forbrug i henhold til aflæsning af målerstand ved salg af ejendom (aflæsning indberettes til kasserer), samt efter skøn ved manglende oplysning om forbrug.
Aflæsningerne af årligt forbrug videreformidles til spildevandsselskab for afregning af spildevandsbetaling.
Alle eksterne modtagere af forbrugsdata er selv ansvarlig for overholdelse af personeldataforordningen og IT-sikkerheden.
Mail adresse, bopæl og telefonnummer er registreret af vandværket. Registret opdateres og vedligeholdes af vandværkets formand. Data opbevares på computer, der er beskyttet på samme måde som nævnt ovenfor (kodeord, virusbeskyttelse og adgangsbegrænsning). Registret anvendes for at vandværket i givet fald kan kontakte forbruger om kvaliteten af det leverede vand, eventuelle forstyrrelser i levering af vand samt andet, der bør kommunikeres mellem vandværk og forbruger.
- april 2018
Udarbejdet af formand for vandværket – Per B Andersen 27-5-2018